Accueil d'un nouveau membre
Le programme d'orientation pour un nouveau membre
siégeant sur un Conseil d’administration est un processus qui a
pour but d’informer le nouveau membre du Conseil d'administration
sur ses tâches et sur les attentes liées à son nouveau rôle. Le
principal objectif du programme d’orientation est de partager des
connaissances qui permettront au nouveau membre de rapidement s’intégrer
dans l’équipe et de pouvoir exercer ses tâches de Governance.
Le processus d'orientation commence au stade de
la sélection et du recrutement afin que le futur membre du Conseil
d'administration puisse faire un choix éclairé dans sa décision
de joindre le Conseil d'administration.
Les étapes du programme d’orientation suivent immédiatement
le recrutement d’un nouveau membre, une fois que le poste a été
accepté unilatéralement.
1. Un document d'orientation (manuel du nouveau
membre) est communiqué rapidement au nouveau membre du Conseil
d’administration. Il
comprend :
a.
Vision, mission, histoire et l'évolution de l'organisation.
b. Explication
des statuts, des politiques, de la Governance et des procédures.
c. Défini les
fonctions, le rôle & les responsabilités des administrateurs.
d. Explications
de la structure de l’organisation.
e. Nouveau membre
doit comprendre les processus actuels de l'organisation.
i. Compréhension
des formulaires internes
ii. Plan stratégique
actuel
iii. Plan d'affaires
actuel
iv. Organigramme
v. Obtenir la
liste des membres du Conseil d’administration incluant informations
des contacts.
vi. Liste des
comités comprenant le nom des membres
vii. Copie du
dernier document de l’état financier vérifié
viii. État financier
actuel
ix. Procès-verbaux
des réunions de la dernière année
2. Planifier une rencontre avec le Président du
Conseil d’administration préalablement à la première réunion.
a.
Le nouveau membre du Conseil d'administration pourra se présenter
(intérêts).
b. Définir les
normes de conduite des membres du Conseil d’administration afin
d’atteindre les objectifs demandés - importance d’assister aux
réunions, d’arriver préparé, comprendre l'organisation ainsi que
le processus de prise de décision.
c. Description
des attentes pour les membres du Conseil d’administration et des
Comités.
d. Définition
des rôles & des responsabilités.
e. Discuter de
la possibilité que le Président assigne un mentor au nouveau membre
du Conseil d’administration.
f. Le Président
déterminera toute autre personne qu’il jugera importante pour le
nouveau membre du Conseil d’administration de rencontrer afin de
couvrir tous les aspects importants de l'industrie (pourrait inclure
leaders de l'industrie, des associations ou des consultants qui
travaillent pour l'organisation).
3. Planifier un rencontre entre le nouveau membre
et le permanant de l’organisme rapidement après la nomination et
préalablement à la première réunion du conseil d’administration.
a.
Tournée des installations et du bureau.
b. Présenter de
nouveau membre de Conseil d’administration au personnel de bureau.
c. Lecture du
document d'orientation (manuel du nouveau membre).
d. Présentation
du site Web de l'organisation.
e. Explication
du rôle des différents comités.
4. Planifier une discussion (15-30 minutes), en
personne ou téléphonique, entre le nouveau membre et chacun des
autres membres du Conseil d’administration préalablement à la première
réunion du conseil d’administration.
a.
Les membres actuels siégeant au Conseil d’administration communiquent
avec le nouveau membre.
b. Le nouveau
membre et le membre actuel se présentent l’un à l’autre en décrivant
leurs occupations respectives (incluant les fonctions au sein du
CA).
c. Discussion
sur l’organisation (questions et réponses) afin de comprendre les
diverses fonctions et aspects de l’organisation.
d. Description
des différents Comité de travail.
5. Assignation d’un ‘’Mentor’’ suite à la nomination
du nouveau membre.
a.
Le Président doit assigner un ‘’Mentor’’ au nouveau membre du Conseil
d’administration.
b. Planification
d’une rencontre, préférablement avant la première réunion du conseil
d’administration, entre le nouveau membre et le ‘’Mentor’’.
c. Discussion
ouverte (Question et réponses).
d. Le ‘’Mentor’’ expliquera
comment il souhaite appuyer le nouveau membre du CA.
e. Ce mentorat
pourra être encouragé par des appels ou courriels du ‘’mentor’’
avant et après les réunions du Conseil d’administration (au moins
les 12 premiers mois).
6. La première réunion
a.
Prendre en considération la possibilité que chacun des membres
du CA puissent se nommer lors d’un tour de table.
b. Le Président
introduit le nouveau
membre du CA et lui souhaite la bienvenue (5 minutes).
c. Le nouveau
membre du Conseil d’administration prend la parole, se présente
et explique sa motivation à se joindre à l’équipe des membres du
Conseil d’administration (5 minutes).
7. Président du Conseil d'administration devrait
vérifier avec le nouveau membre si il a des questions supplémentaires.
a.
La communication (par téléphone ou courriel) devrait être faite
dans la semaine suivant la réunion du Conseil d’administration
(pour les 12 premiers mois).
8. Le nouveau membre du Conseil d'administration
devrait être assigné à un Comité dans les 12 premiers mois suivant
sa nomination afin d'assurer sa participation entre les réunions
du Conseil. |
